Caso de éxito: -68% en costes de recepción en una clínica dental

El contexto

Clínica dental con 3 sedes en la Comunidad de Madrid, aproximadamente 2.400 llamadas al mes y 2 recepcionistas dedicadas a atender el teléfono. El equipo directivo detectó tres problemas:

• Un 18% de llamadas perdidas, especialmente en horas punta (9:30-11:00 y 17:00-19:00).
• Una tasa de no-show del 22% por falta de recordatorios sistemáticos.
• Recepción saturada gestionando llamadas rutinarias, incapaz de atender bien a pacientes presenciales.

La solución implementada

En Quality SIP diseñamos un agente IA telefónico entrante integrado con su software de gestión clínica y su calendario. La implementación se hizo por fases:

1. Semanas 1-2: Análisis de llamadas, entrenamiento del modelo con FAQ, tarifas, servicios y protocolos clínicos.
2. Semanas 3-4: Integración con software de gestión de la clínica vía API. Sincronización con la agenda de los 5 dentistas.
3. Semanas 5-6: Piloto en la sede principal. El agente IA atiende el 100% de las llamadas y deriva a la recepcionista solo casos complejos.
4. Semanas 7-12: Despliegue en las 3 sedes. Automatización de recordatorios por voz + SMS 48h y 24h antes de la cita.

Resultados a 90 días

Testimonio

"Antes de la IA, perdíamos citas todos los días. Hoy la agenda está llena y nuestras recepcionistas atienden mucho mejor a los pacientes que llegan a la clínica. Ha sido el mejor cambio operativo de los últimos 10 años."

— Directora de operaciones, clínica dental (Madrid)

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